El área de control de abastecimientos es tan amplia como primordial en el desarrollo de un proyecto. Su gestión es clave por el gran impacto que tiene sobre el destino de la obra en términos de recursos, tiempos y riesgos.
En esta planificación se consideran los siguientes requerimientos:
- Concursos o cotizaciones
- Contratación o compra
- Proveeduría de materiales
- Traslado
- Almacenaje
- Mano de obra
- Insumos
- Herramientas, maquinaria y equipo
- Servicios derivados de la construcción
Para esto, cada proyecto requerirá un profundo análisis sobre cómo manejar la estrategia para hacer un traje a la medida de las necesidades de tiempo, flujo y negocio que se requieren.
Empecemos por la matriz de abastecimientos: documento que resume el qué, el cuándo, el quién y el cómo se desglosarán los contratos que componen la obra.
Dependiendo de la naturaleza del proyecto, estos contratos pueden gestionarse con distintos esquemas: desde el general contractor —en el que una sola empresa suministra y provee todas las especialidades, materiales e insumos— hasta otros que implican la pulverización y la microadministración de decenas de contratos de mano de obra y compra directa de materiales.
A continuación, exploraremos las ventajas y desventajas de estos esquemas.
Esquema general contractor
Contratar a una sola entidad para ejecutar la obra conlleva el gran beneficio de firmar un solo gran contrato con fianzas y seguros y tener a un único responsable de las actividades con quien revisaremos y gestionaremos los cambios del proyecto. Lo anterior facilita el control de tiempo, calidad y costo, así como la asunción de riesgos y cualquier asunto de calidad o reclamos.
Sin embargo, en este esquema se entiende que la entidad subcontratará gran parte de la obra y nos cargará costos indirectos hasta 20% más onerosos que en un esquema de contratos divididos.
Esquema por paquetes de especialidad
Al contratar en paquetes, es importante mantener un nivel balanceado, operativo y cómodo para el negocio. Por lo general, podemos identificar entre 8 y 12 grupos de desglose, dependiendo de cuánto queramos explotar los contratos:
- Excavación y estabilización
- Cimentación, estructura y albañilerías
- Cancelería y fachada
- Instalaciones eléctricas e hidrosanitarias
- Sistema contra incendio y detección
- Sistemas especiales
- Acabados interiores
- Carpintería y herrería
- Obras exteriores y landscaping
- Elevadores
La ventaja es que la gestión es relativamente simple, dadas las cantidades razonables en paquetes por administrar y en entidades por coordinar, tanto en obra como en manejo de estimaciones, pagos, reclamos, conciliación y finiquitos.
Típicamente los presupuestos base se hacen pensando en un esquema similar a este.
Esquema por paquetes críticos de especialidad con compra de insumos directos
Por último, tenemos un esquema con contratos y órdenes de trabajo en su máxima expresión, hasta con 30 especialidades y con contratación directa de compra de materiales tales como acero, concreto, block, aluminio, cristal, tuberías, bombas, equipos, pisos y puertas. El esquema integra elementos como estos:
- Excavación
- Estabilización
- Cimentación
- Estructura
- Albañilerías
- Cancelería
- Instalaciones eléctricas
- Instalaciones hidrosanitarias y pluvial
- PCI
- Instalaciones especiales
- CCTV y control de acceso
- Acabados en pisos
- Acabados en muros
- Acabados en cielos
- Iluminación
- Obra exterior
- Mobiliario y decoración
- Alberca
- Elevadores
- Herrería y carpintería
- Las compras directas de material mencionadas arriba
Este esquema es el que, de inicio, representa cierto ahorro para el negocio, al tener a costo directo los insumos sin que se carguen indirectos por contratista. Sin embargo, operativamente es el que conlleva mayor probabilidad de sufrir costos por re-trabajos, además de riesgos tales como que el contratista evada sus responsabilidades; asimismo, la administración de contratos se vuelve mucho más densa.
Definido el esquema, en la matriz se registran las fechas de realización de cada concurso, el monto asignado según el presupuesto base, la cantidad de postores y, en su momento, los participantes, el porcentaje de anticipo y el esquema de contratación y pago.
Se recomienda hacer una relación de insumos y compras directas con la misma información que la matriz anterior y separar órdenes de trabajo de contratos; normalmente los primeros tienen un tope de monto, ya que para órdenes de trabajo no pediremos fianzas, sino que se pagarán en máximo dos o tres exhibiciones y nuestro pago final es la garantía de los trabajos. Por su parte, en los contratos se da un anticipo y se suelen pedir tres fianzas: anticipo, cumplimiento y vicios ocultos (aunque existen en el mercado al menos otras tres fianzas que aplican según el tipo de proyecto).
Concluyendo, de un buen análisis de los asuntos de abastecimientos se puede desprender el éxito de un proyecto. Por el contrario, la mala o escasa planeación en este rubro conlleva un alto riesgo para nuestra obra, pues la expone a sufrir gastos adicionales, omisiones e imprevistos.
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